Pandemia tem acelerado digitalização dos RHs nas empresas

Como já dissemos algumas vezes por aqui, a pandemia do novo coronavírus provocou uma série de mudanças na vida das pessoas e, claro, na rotina das empresas também. E um dos reflexos desse processo tem sido a digitalização dos RHs, acelerada pelo distanciamento social.

“Do dia para a noite”, o setor que tinha por característica estar presencialmente na vida dos profissionais precisou descobrir ferramentas que mantivessem o relacionamento a distância. E, embora a flexibilização da quarentena tenha permitido a retomada das atividades presenciais pelo Brasil, tudo indica que muitas das mudanças enfrentadas pelos RHs neste período tenham vindo para ficar.

A aceleração da digitalização dos RHs devido à pandemia

Conforme falamos, uma das consequências mais marcantes do coronavírus nas empresas foi a aceleração do processo de digitalização dos RHs. Não bastasse a adaptação às novas leis e formas de trabalho, a pandemia fez com que vários processos, antes feitos de forma presencial, precisassem ser convertidos para o formato digital.

Com isso, mesmo as empresas mais resistentes às mudanças viram a necessidade e a importância de utilizarem ferramentas tecnológicas para continuarem suas atividades, especialmente nesse setor.

Segundo Ricardo Silva Garcia, professor e Coordenador do Curso Superior de Tecnologia em Gestão de Recursos Humanos da Unijorge, em Salvador, as empresas estão vivendo um momento de mudanças aceleradas e com novas perspectivas na área de Recursos Humanos.

“Estamos submetidos a um cenário VUCA, que é um acrônimo em inglês para descrever quatro características marcantes deste momento, que são Volatility (Volatilidade); Uncertainty (Incerteza); Complexity (Complexidade) e Ambiguity (Ambiguidade). Baseados nessa visão, o processo de digitalização dos RHs se tornou um caminho imprescindível para a sobrevivência organizacional e o gerenciamento das equipes, que estão dimensionadas em modelos remotos (home office) e híbridos (escritório e home office). Isso gera grandes desafios para o RH, voltados especialmente para a manutenção dos níveis de produtividade, otimização de processos e engajamento dos colaboradores.”

A digitalização do RH como parte da transformação digital das empresas

Por outro lado, é preciso entender, também, que a digitalização dos RHs (acelerada por conta da pandemia) já fazia parte da transformação digital que vinha acontecendo nas empresas. A questão é que muitas organizações otimizaram e informatizaram outros setores, deixando a área de Recursos Humanos como sempre foi.

Um dos motivos dessa postura deve-se à cultura fortemente relacionada ao departamento. Afinal, quando o assunto é RH, o que surge na mente de qualquer pessoa são entrevistas de emprego, processo de seleção, marcação de ponto, entrega de atestado médico…  Ou seja, atividades feitas tradicionalmente de forma presencial.

Por isso, muitos gestores acreditavam que era quase impossível digitalizar um setor com tal característica. No entanto, a digitalização dos RHs veio para provar que diversas atividades atribuídas ao departamento também podem ser informatizadas. Dessa forma, é possível encontrar, hoje, soluções e sistemas que permitem:

• Captar talentos;
• Realizar processos seletivos on-line;
• Registrar e controlar a marcação de ponto dos colaboradores;
• Cuidar e promover a saúde mental e física dos profissionais;
• Promover capacitação profissional;
• Receber e assinar documentos, tais como contratos de trabalho e atestados médicos.

“Percebemos uma forte digitalização dos RHs durante este período de pandemia no que diz respeito às atividades de treinamento e desenvolvimento humano que estão acontecendo por meio de cursos e workshops on-line. Além desses, também dinâmicas virtuais de integração de equipes (lives, meetings e shows), com o intuito de promover a manutenção da cultura e do clima organizacional. As etapas dos processos de recrutamento e seleção que, em muitas empresas ainda eram presenciais, sucumbiram com um novo encadeamento digital, indo desde a oferta de vagas até a entrevista dos candidatos. Ou seja, todo o processo 100% on-line. Somado a tudo isso, muitas empresas estão desenvolvendo aplicativos e sites customizados, visando o melhor atendimento do seu colaborador, comunicação institucional mais efetiva e o acompanhamento efetivo dos indicadores de controle”, afirma Garcia.

Os benefícios da digitalização dos RHs

Assim como em outros setores, a digitalização dos RHs contribui bastante para a otimização de processos e para aumentar a produtividade dos funcionários diretamente envolvidos com o departamento.

Soluções mais avançadas, como o Big Data, ajudam a capturar e analisar dados importantes que levam a uma melhor mensuração do desempenho dos colaboradores. Além disso, ferramentas que utilizam inteligência artificial contribuem para identificar, de forma mais rápida e precisa, índices que afetam o desempenho da empresa como um todo, como afastamentos médicos, absenteísmo, turnover, etc.

Não à toa, a digitalização dos RHs outros benefícios importantes, como:

• Agilidade nos processos;
• Menos chances de erros nas atividades;
• Redução de custos;
• Mais segurança na transmissão de informações e controle de documentos;
• Melhor análise de dados e, consequentemente, da gestão de pessoas;
• Redução do uso de papel graças ao armazenamento de informações em nuvem;
• Acesso rápido e prático a informações;
• Mais integração e interação com outros setores;
• Otimização do processo de onboarding;
• Promoção do cuidado com a saúde física e mental dos funcionários por meio de soluções cada vez mais modernas.

Os desafios da digitalização dos RHs e as expectativas pós-pandemia

De acordo com o professor e Coordenador do Curso Superior de Tecnologia em Gestão de Recursos Humanos da Unijorge, o principal desafio da digitalização dos RHs diz respeito à quebra de crenças ou resistências por parte das empresas que relutam em passar pela transformação digital.

“Acredito que os empresários entendem que esta é uma mudança disruptiva e imperativa para a sobrevivência das organizações. Portanto, é fundamental que eles mantenham a consistência desse processo e o acompanhamento qualitativo. É muito importante, também, o investimento na qualificação profissional e na formação dos novos colaboradores, além do foco na aquisição de novas tecnologias (equipamentos e softwares), cuidado com os aspectos ergonômicos e da qualidade de vida dos funcionários, especialmente os que estão, ou vão se manter, em home office”, ressalta.

Quanto à nova realidade dos RHs no período pós-pandemia, Garcia considera que as organizações precisam buscar soluções mais práticas, mediante a manutenção do trabalho remoto e híbrido, bem como escalas mais flexíveis com equipes reduzidas ou em esquema de plantão.

“Tudo isso, tendo como premissa a promoção da saúde e o bem-estar do colaborador, a manutenção dos postos de trabalho e uma incessante corrida para o crescimento econômico”, conclui.